12.ペーパーレス化で業務改善｜向いている業務の特徴と検討時のポイント

企業活動において、紙ベースの書類や資料のやり取りは今なお盛んに行われています。しかし、近年、テレワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）の潮流が加速する中、そしてSDGs（持続可能な開発目標）への関心の高まりなどを背景に、ペーパーレス化 が脚光を浴びています。無駄な印刷や保管スペースの確保、郵送コスト、セキュリティリスクなど、紙文化に伴うデメリットを削減し、業務プロセス全体を見直す大きなチャンスでもあるのです。

これまで本シリーズでは、業務一覧表や作業手順書などの整備、見える化による業務改善など、多彩な手法を紹介してきました。ペーパーレス化もまた、組織の生産性向上や属人化防止、リスク軽減などに大きく貢献する手法です。ただし、導入・運用時には紙独特の使い勝手を失うことへの抵抗や、システム導入コストなど、いくつか注意点も存在します。

本記事では、ペーパーレス化を進めるための基本視点 として、どのような業務が向いているのか、導入時のポイント、実際の成功事例などを紹介します。単純に紙を減らすだけでなく、業務フローそのものを最適化し、最終的には企業の競争力と働きやすさを向上させるためのヒントを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

1. ペーパーレス化の目的と利点
2. ペーパーレス化に向いている業務の特徴
3. 導入時の注意点と検討ポイント
4. ペーパーレス化の成功事例｜導入プロセスと成果
5. ペーパーレス後の運用管理｜定着と継続的改善のコツ
6. まとめ
7. 補足コンテンツ（テンプレート・チェックリスト）

（このサイトでは、中小企業が業務プロセスの最適化を実践し、持続的な成長を実現するための総合的な情報を提供しています。全体像や関連する記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」でご覧いただけます。）

1. ペーパーレス化の目的と利点

「ペーパーレス化」は、紙の書類をデジタルデータ化し、電子ファイルやクラウド上で管理・共有することで、業務効率とコスト削減を両立させる取り組みを指します。
従来、紙文化が根強かった日本企業の多くは、印刷・押印・郵送・保管 といった過程に多大なコストと時間を費やしてきました。これらを削減すれば、余剰リソースをより付加価値の高い業務に振り向けられるだけでなく、環境負荷軽減にも寄与します。

ペーパーレス化の主な利点：

1. コスト削減： インク・紙代、郵送費、ファイルやキャビネット等の備品費、倉庫等の保管スペース費用などを大幅に削減。
   
2. 業務効率向上： 書類の検索時間が劇的に短縮。回覧や承認プロセスも迅速化。
   
3. 多様な働き方の実現： クラウド上で書類を共有・編集でき、場所を選ばないリモートワークやハイブリッドワークを推進。
   
4. セキュリティ強化： アクセス権限設定やログ監視により、紙よりも厳密な情報管理が可能に。紛失・盗難リスクも低減。
   
5. BCP（事業継続計画）対策： データがクラウド等にあれば、災害時でも事業継続や早期復旧がしやすい。
   
6. 環境貢献・企業イメージ向上： 紙使用量削減による環境負荷低減をアピールし、SDGsへの取り組みとして企業価値向上に繋がる。

これらのメリットを享受するためには、単に紙を減らすだけでなく、業務フロー全体を見直し、デジタルデータを活かしたプロセス へ移行する視点が不可欠です。

2. ペーパーレス化に向いている業務の特徴

ペーパーレス化の導入効果は、業務の種類や特性によって大きく異なります。以下は、特にペーパーレス化が向いている業務の特徴 を挙げます。

図1 ペーパーレス化に向いている業務の特徴

(1) 書類量・保管期限が多い業務

• 経理・財務関連：請求書、領収書、会計書類などが大量に発生し、法定保管義務で長期間保管する必要がある。デジタル化すれば保管スペースと検索性に大きなメリット。
• 人事労務関連：雇用契約書や社員情報、給与明細なども定期的に生成・保管されるため、電子化で管理が容易になり、機密情報の取り扱いも厳密にできる。

(2) 承認フローが多段階にわたる業務

• 稟議書や社内申請：紙にサインや押印を集めて回すフローは時間がかかり、ミスも起きやすい。電子稟議システムに移行すれば、承認ステータスがリアルタイムでわかり、効率化できる。
• 発注・受注関連書類：紙の見積書や発注書を印刷・ファクスする代わりに、電子署名や電子契約を利用すればスピードとコスト削減に効果大。

(3) 大量の書類を扱う業務

• 総務や営業の契約書管理：顧客ごとのファイルを段ボールに積み上げるのではなく、電子化してクラウドにまとめれば検索や複写が瞬時に行える。
• 製造業の品質管理・検査報告書：大量の検査報告書や品質保証文書がある場合、デジタル化により結果集計や傾向分析もやりやすくなる。

(4) 他拠点・リモートメンバーとのやり取りが頻繁

• 本部と支店間での書類交換、または外部パートナーとの契約交渉 など、物理的な距離があるほど郵送時間がネックになる。電子データなら即時共有が可能で、リモートワーク環境との親和性が高い。

これらの特徴を持つ業務から優先的にペーパーレス化を導入すると、効果が大きく、また社員の抵抗感も低め（業務がすでに大変なため歓迎されやすい）であるケースが多いと言えます。

3. 導入時の注意点と検討ポイント

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、「紙を無くすこと」 自体が目的化すると失敗する恐れがあります。以下の点に留意し、導入の意義と手法を丁寧に検討する必要があります。

図2 ペーパーレス化前後の業務量の比較

(1) 既存フローとの整合性

• 押印文化に対しては、まず社内承認プロセスから電子印鑑やワークフローシステムを導入し、徐々に慣れてもらう。取引先へは、電子化のメリットを丁寧に説明し、理解と協力を求める（場合によっては移行期間を設ける）。
• 紙を前提とした業務フロー自体を見直し、デジタル化で不要になる工程（例：印刷、手渡し）を削除することも重要です。

*「ペーパーレス化チェックリスト」は、記事末尾の補足コンテンツからダウンロードいただけます。

(2) システム導入コストと選定

ペーパーレス化を推進するには、スキャナー（複合機含む）、OCRソフト、電子署名サービス、クラウドストレージ、文書管理システム、ワークフローシステムなどが必要になる可能性があります。中小企業にとっては導入コストやランニング費用が負担になることも。

システム選定時は、社内ITリテラシー や 運用担当の確保、取引先との連携方法、セキュリティ要件を踏まえ、必要な機能を見極め、過度に高機能でないツールを小さく導入するのも有効な手段です。初期費用だけでなく、月額利用料、サポート費用、社内での教育コストなどを含めた総所有コスト（TCO）で評価することが重要です。

(3) 法的要件・コンプライアンス

税務関係書類や契約書の電子化には、電子帳簿保存法 や 電子署名法 など、法的要件を満たすための要件が存在します。

一部書類は原本の保管が義務付けられている場合や、電子保存が認められていてもタイムスタンプ や 改ざん防止措置、検索要件（日付・金額・取引先で検索できる等）が必要な場合があるため、導入前に必ず最新の情報を確認し、事前に調査が必要です。必要に応じて税理士や弁護士などの専門家に相談してください。

(4) 社員の抵抗と教育

ペーパーレス化に抵抗を示す社員や部署がある場合、無理に押し付けず、段階的に導入 したり、導入によるメリット（検索が楽になる、場所を取らない等）を具体的に伝え、成功事例を共有して理解を促したりする工夫が大切です。

紙の感触や書き込み作業が好きな人、手書き文化に慣れきったベテラン社員も少なくありません。導入計画段階から現場の代表者を巻き込む、各部署に推進役（チャンピオン）を置く、具体的な不安（操作が難しい、目が疲れる等）を聞き取り、個別に対応策（研修、ツールの設定調整等）を講じる、などが有効です。教育やサポート体制を充実させ、紙との混合運用期間を設けるなどして、スムーズに移行させることが望ましい。

*「電子稟議・電子契約導入マニュアル」は、記事末尾の補足コンテンツからダウンロードいただけます。

4. ペーパーレス化の成功事例｜導入プロセスと成果

ここでは、ペーパーレス化を導入し、大きな成果を上げた中小企業の具体例を紹介します。

(1) 製造業J社：紙の検査報告書をデジタル化

• 課題：生産工程で発生する検査報告書が大量で、ファイリングに倉庫が必要。検索にも時間がかかり、過去事例を探すのに苦労。
• 導入プロセス：
  1. 現場ヒアリングで、どの書類が最も保管量大・検索頻度高かを特定（ツール：複合機のスキャン機能、PDF化ツールと特定のクラウドストレージを導入。OCRソフトも活用））
  2. PDF化ツールとクラウドストレージを導入。社内PCからいつでも過去報告書を検索・閲覧可能に
  3. バーコードやOCR技術を取り入れて、紙からPDF化するときに自動で分類・命名
• 課題克服：導入当初はスキャン作業の負担増に一部反発もあったが、検索時間短縮のメリットを共有し定着。
• 成果：
  • 倉庫スペースが半分以下に減少し、家賃コストを大幅節約
  • 検査報告書の検索時間が平均20分→1分未満に短縮
  • 品質トラブル発生時の原因追及が素早くなり、顧客対応のスピードアップ

(2) ITサービスK社：契約書類を電子契約へ移行

• 課題：サービス契約書を紙でやり取りしており、郵送や押印のために数日〜1週間かかることも。海外クライアントとのやり取りが多く、印鑑文化が非効率。
• 導入プロセス：
  1. 電子契約サービス（例：クラウドサイン、DocuSignなど）を比較検討し、印紙税や改ざん対策など法的要件を満たすツールを選定
  2. 社内規定を改定し、電子契約を原則とする方針を全社員に周知
  3. 取引先にも電子契約の趣旨を伝え、協力を求める。抵抗感が強い顧客には一時的に併用運用
• 課題克服：一部の取引先には紙契約を希望されたため、柔軟に対応しつつ電子契約への移行を促した。
• 成果：
  • 契約締結までのリードタイムが平均1週間→1日以内に短縮
  • 郵送費用や印紙代をほぼゼロに
  • 世界各地の取引先とも書類が即時交換できるようになり、グローバル展開のハードルが下がる

(3) サービス業L社：社内決裁フローを電子化

• 課題：社内稟議書や費用申請が紙ベースで、担当者が複数部署の押印を集めるのに時間を浪費。押印忘れや書類紛失などのトラブルも頻発。
• 導入プロセス：
  1. ワークフローシステム（例：ジョブカン、kintoneなど）を導入し、稟議書や申請書を電子フォーム化
  2. セキュリティ面では各ユーザーにID/PW管理し、承認者ごとに段階的なフローを設定
  3. 現在の紙稟議と並行運用を数か月行い、社内教育とトラブル対応を実施
• 課題克服：操作に不慣れな社員向けに丁寧な研修とQ&A対応を行った。
• 成果：
  • 承認までに数日かかっていたフローが、平均1日以内に完了
  • 紛失や押印漏れがなくなり、記録もシステム上で自動保存
  • 稟議書の検索・参照性が高まり、過去の類似案件を簡単に引用できるようになった

5. ペーパーレス後の運用管理｜定着と継続的改善のコツ

ペーパーレス化は導入がゴールではありません。運用を定着させ、継続的に改善し続ける ことが重要です。以下では、ペーパーレス後の管理ポイントをまとめます。

(1) 定着のための社内ルールと教育

ペーパーレス導入直後は社員が慣れておらず、「紙の方が安心」 という心理が残ります。システムの操作マニュアルや運用ガイド（例：ファイル命名規則『YYYYMMDD_書類種別_取引先名.pdf』、フォルダ構成『部門別/年度別/月別』、アクセス権限ルール『閲覧のみ/編集可』など）を整備し、さらに社内研修や相談窓口を設けて安心感を提供しましょう。

ITリテラシーに差がある場合は、チーム内でヘルプ担当を決めて手取り足取りサポートするなど、フォローアップが必須です。「とりあえず印刷」を防ぐための意識啓発も重要です。

(2) 継続的なモニタリングとメンテナンス

デジタル化した書類やワークフローは、時間とともにフォルダ構造が雑多になったり、不要データが増えたりします。誰が責任を持って管理するのかを明確にし、定期的にデータ整理やアーカイブ、アクセス権限の見直し を行い、最初のクリアな状態を維持しましょう。

バージョンアップやセキュリティ対策の更新も必要。電子契約サービスやクラウドストレージの契約内容・機能追加を定期的にチェックし、陳腐化しないように使いやすい環境を保ちます。

(3) メリットを可視化し、組織内に共有

ペーパーレス化がどれだけコストや時間を節約したのか、具体的な数値で示すと社員のモチベーションや協力が得やすいです。例えば「年間印刷コストが50万円→10万円に」「月末処理が1日短縮」「書類検索時間が月平均XX時間削減」などの成果（例：削減できた紙の枚数 × 単価 ＋ 削減できた保管スペースの賃料相当額 ＋ 検索時間短縮による人件費削減効果 などで試算）を社内共有ツールで公表すると、さらなる協力意欲を高められます。

環境面の貢献度（紙使用量削減によるCO2排出量軽減など）もアピールポイントになり得るため、CSR活動や企業イメージアップとして社外へも発信可能です。

(4) マネジメントサイクル（PDCA・OODA）で定期的に振り返り

• ペーパーレス化の運用を続ける中で、想定外の課題や改善可能な部分が見つかることは珍しくありません。マネジメントサイクル を回し、Plan（改善案検討）→Do（試行）→Check（効果測定）→Act（修正） を定期的に行うと、導入初期の問題を解消し、より高度な運用へと移行できます。
• 新しい業務や追加のプロジェクトが発生するたびに、「この業務はペーパーレスに向いているか？」を検討する習慣をつけることもおすすめです。

まとめ

ペーパーレス化は、中小企業がコスト削減や働き方改革、情報管理の効率化を同時に実現するための大きな一手です。ただし、単に紙を無くせば良いわけではなく、業務フローそのものの見直しやデジタルツール活用の最適化、社員教育や社内ルール整備など、総合的な視点 が求められます。

導入効果が明確に表れる業務（経理、人事、総務、営業など）は優先度が高いため、まずは効果の見込める領域から着手し、成功事例を作る のがおすすめです。最初から全社・全部署での完全ペーパーレスを目指すのではなく、特定の部署や業務からスモールスタートし、効果を確認しながら徐々に範囲を広げるアプローチが中小企業には適しています。一方、法的要件を満たさなくてはならない書類や、取引先の慣行を変える必要がある業務などは、慎重な事前調査と合意形成が不可欠。段階的な運用と改善サイクル（PDCAなど）を回しながら、最終的には全社的なペーパーレスを目指していきましょう。

次回は、「心理的安全性を高めるためには｜業務改善のためのファーストステップ」をテーマに、チームや組織が業務改善を進めるうえで欠かせない“心理的安全性”の概念を深掘りします。ペーパーレス化のような変化を伴う取り組みにおいても、人材不足や変革への抵抗が顕著になりがちな中小企業でこそ、社員同士が安心して意見交換し、協力し合える環境づくりが重要となりますので、ぜひあわせて学んでいただければと思います。

もし、ペーパーレス化を検討中で何から始めればいいかわからない、導入に向けた社内合意が難しい、法的要件への対応が不安だ、というお悩みをお持ちでしたら、エスポイントまでお気軽にご相談ください。 法的要件確認やシステム選定、業務フローの再設計など、貴社の状況に最適なステップでペーパーレス化を支援し、コスト削減・生産性向上をサポートします。

本シリーズの全体構成や他の関連記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」で確認できます。

補足コンテンツ（テンプレート・チェックリスト）

• ペーパーレス化準備チェックリスト
  → 自社でペーパーレス化を進める際に必要となる項目（既存業務フロー把握、対象書類の優先度付け、デジタルツール比較、法的要件確認など）を整理したリスト。小規模から始める場合にも役立ちます。

• 電子稟議・電子契約導入マニュアル
  → 稟議書や契約書を電子化する際の基本フロー、注意点、推奨ツール例などをまとめたマニュアル。紙ベースの承認文化が強い組織でも、段階的に移行できるヒントを提供します。

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