企業が持続的に成長し、競争力を維持・強化するためには、業務プロセスの改善が欠かせません。...
日々の業務の中で、「この作業、毎日同じことの繰り返しだな」と感じることはありませんか？ かつては「ルーチンワーク＝創造性のない仕事」とネガティブに捉えられがちでしたが、2026年の今、その価値は180度転換しました。 「定型業務」こそが、AIやRPAにとって最高の燃料（学習データ）であり、最も効率化効果が高い「宝の山」だからです。
業務プロセスの最適化において、最も重要な第一歩は「業務の仕分け」です。 あなたの前のタスクは、「定型業務」ですか？「非定型業務」ですか？それとも「プロジェクト業務」ですか？ この分類を間違えると、AIを入れるべき場所に人間を張り付けたり、人間が判断すべき場所を無理に自動化して失敗したりします。
本記事では、この3つの業務形態の違いを明確にし、それぞれに最適な「AI時代の働き方戦略」を解説します。 属人化の解消から一歩進んで、「人間は人間にしかできない例外対応（エクセプション処理）に集中する」という次世代の分業スタイルを目指しましょう。
（このサイトでは、中小企業が業務プロセスの最適化を実践し、持続的な成長を実現するための総合的な情報を提供しています。全体像や関連する記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」でご覧いただけます。）
目次
- 1. 3つの業務分類とAI適性
- 2. 定型業務の未来（ハイパーオートメーション）
- 3. 非定型業務における人間の役割（例外対応）
- 4. プロジェクト業務の進化（AIマネジメント）
- 5. 成功事例｜使い分けによる生産性倍増
- まとめ
- 補足コンテンツ
1. 3つの業務分類とAI適性
まずは、業務を3つの箱に仕分けましょう。それぞれの箱には、適したツールとマネジメント手法があります。
(1) 定型業務（Routine Work）
- 定義: 手順、ルール、タイミングが決まっており、誰がやっても（機械がやっても）同じ結果になる業務。
- 具体例: 交通費精算のチェック、請求書発行、月次レポート集計、バックアップ作業。
- AI適性: ★★★★★（ほぼ100%自動化可能） ここがAI/RPAの主戦場です。人間がやるのは「ルールのメンテナンス」だけになるのが理想です。
(2) 非定型業務（Ad-hoc Work）
- 定義: 都度状況が異なり、過去の経験や直感、相手の感情への配慮が必要な業務。
- 具体例: クレーム対応（特異な事例）、新規顧客への提案、デザイン作成、面接。
- AI適性: ★★★☆☆（コパイロット型） AIが下書きやアイデア出しを行い、最終決定は人間が下す「協働」スタイルが最適です。
(3) プロジェクト業務（Project Work）
- 定義: 期限とゴールが決まっており、新しい価値を生み出す一度きりの活動。
- 具体例: 新商品開発、オフィス移転、新システム導入。
- AI適性: ★★☆☆☆（支援型） スケジュール管理やリスク予知をAIが担い、リーダーシップや合意形成は人間が担います。
【重要】 「定型業務」を整理・標準化しないまま「プロジェクト」を走らせると、現場は疲弊します。 まずは足元の定型業務を固めることが先決です。
*「業務分類テンプレート」は、記事末尾の補足コンテンツからダウンロードいただけます。
2. 定型業務の未来（ハイパーオートメーション）
かつて定型業務のカイゼンといえば「マクロ」や「RPA」でした。 今は「ハイパーオートメーション（Hyper-automation）」の時代です。 これは、RPA（手足）と生成AI（頭脳）を組み合わせて、定型業務の範囲を極限まで広げる概念です。
(1) 「判断」も自動化する
従来のRPAは「AならBする」という単純分岐しかできませんでした。 しかし、生成AIを組み込めば、 「メールの文面を読んで、緊急度が高いならSlackに通知、低いなら日報に追加」 といった曖昧な判断を含む定型業務まで自動化できます。
(2) プロセスの完全無人化
経理部門の「入金消込」業務などは、SaaSと銀行APIの連携により、人間が一切介在しない「タッチレス（Touchless）」な処理になりつつあります。 「承認ボタンを押す」作業すら、AIに権限移譲する時代が近づいています。
(3) 平準化によるロボット稼働率向上
第4回で解説した「平準化」は、人間だけでなくロボットにとっても重要です。 月末に処理を集中させると、ロボット（ライセンス数）を増やす必要があります。 業務を日次にならすことで、少ないロボット数で効率よく処理を回せます。
3. 非定型業務における人間の役割（例外対応）
定型業務がハイパーオートメーションで消滅した後、人間に残される仕事は何でしょうか？ それは「例外対応（Exception Handling）」です。
(1) AIが投げ出したタスクを拾う
AIは「過去のデータにない事態」に弱いです。 「この請求書、見たことない形式です」「お客様が聞いたことのない専門用語を使っています」 こうしてAIがエラーを吐いた時（Human in the loop）、人間が登場して判断を下します。 「通常時はAIが回し、異常時だけ人間が出る」。これが未来のワークスタイルです。
(2) 感情労働とナレッジ化
怒っている顧客への謝罪、落ち込んでいる部下のケア。こうした「感情」を扱う業務は、当面人間の独壇場です。 ただし、ここで得た知見（ナレッジ）をAIにフィードバックし、次の学習データにすることが重要です。
4. プロジェクト業務の進化（AIマネジメント）
プロジェクト管理にはPMBOKなどの手法がありますが、AIの登場で管理コストが劇的に下がっています。
(1) WBSの自動生成
「オフィスの移転プロジェクトをやりたい」と入力するだけで、Notion AIなどのツールが標準的なタスクリスト（WBS）とスケジュール案を一瞬で生成してくれます。 人間はそれを「自社に合わせて微修正する」だけで済みます。
*「プロジェクト管理WBSサンプル」は、記事末尾の補足コンテンツからダウンロードいただけます。
(2) リスクの予兆検知
「進捗が遅れています」という報告が上がってからでは遅いのです。 AIは、Gitのコミット頻度やSlackの会話量から「プロジェクト停滞の予兆」を検知し、リーダーにアラートを出します。
5. 成功事例｜使い分けによる生産性倍増
事例1：総務部門の「タッチレス化」
- 定型: 備品発注や名刺作成を、SlackワークフローとRPAで完全自動化。担当者の作業は「0秒」に。
- 非定型: 空いた時間で「社員満足度を上げるオフィスレイアウト」の企画に注力。
- 結果: コスト削減とエンゲージメント向上が同時に達成された。
事例2：営業チームの「コパイロット活用」
- 定型: 日報作成や顧客リスト更新は、音声入力＋AI要約で自動化。
- プロジェクト: 「新商品の販促キャンペーン」というプロジェクト業務に、全員で時間を投下。
- 結果: 事務作業が得意な人より、企画力・実行力がある人が評価される体制へシフトした。
まとめ
「あなたの仕事は、定型ですか？非定型ですか？」 この問いに即答できない場合、あなたの業務はAIに代替されるリスクが高いか、あるいは非常に非効率なやり方をしている可能性があります。
- 定型業務 は、徹底的に標準化し、AI/RPAに明け渡す。
- 非定型業務 は、AIを副操縦士にして、品質とスピードを上げる。
- プロジェクト業務 は、AIに管理させ、人間はリーダーシップを発揮する。
この「棲み分け」ができた組織は強いです。 定型業務を手放すことを恐れないでください。それは「楽をする」ためではなく、「人間にしかできない価値ある仕事」に向き合うための準備なのです。
次回は、これらの改善の基礎となる「11.見える化のデメリットとは」という、少し逆説的なテーマを扱います。 「なんでも見える化すればいい」というナイーブな考えが、逆に現場を監視社会化し、活力を奪うリスクについて警鐘を鳴らします。
「自社の業務がどれに当たるかわからない」「定型業務の自動化をどこから始めたらいいか悩んでいる」という方は、エスポイントまでご相談ください。 業務の棚卸しから、最適なツールの選定、導入後の定着支援までをワンストップでサポートします。
本シリーズの全体構成や他の関連記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」で確認できます。
補足コンテンツ（テンプレート・チェックリスト）
- 業務分類テンプレート
→ AI適性判断欄付きの最新版業務仕分けシート。 - プロジェクト管理WBSサンプル
→ アジャイル開発にも対応した、タスク管理フォーマット。
*テンプレートのPDF内にGoogle Spreadsheetのリンクがあります。適宜コピーの上ご活用ください。
