--- title: 3.作業手順書の作り方｜具体的な作成ステップとポイント description: 作業手順書の作成方法とポイントを解説し、属人化防止や新人教育効率化の具体的なステップを紹介します。 image: https://esu-po.com/hubfs/blog/BP/EC/%E4%BD%9C%E6%A5%AD%E6%89%8B%E9%A0%86%E6%9B%B8%E3%81%AE%E4%BD%9C%E3%82%8A%E6%96%B9%7C%E5%85%B7%E4%BD%93%E7%9A%84%E3%81%AA%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%83%E3%83%97%E3%81%A8%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88.png --- [コンテンツまでスキップ](https://esu-po.com/info/bp003#main-content) ![esu-po logo](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/%E3%82%A8%E3%82%B9%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88%E3%83%AD%E3%82%B4.png?width=350&height=200&name=%E3%82%A8%E3%82%B9%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88%E3%83%AD%E3%82%B4.png)ホームページ - [ホーム](https://esu-po.com) - サービス - [AX・CX](https://esu-po.com/ax-cx-support) - [DX支援](https://esu-po.com/dxservice) - [Google Workspace](https://esu-po.com/googleworkspace) - [Microsoft 365](https://esu-po.com/microsoft365) - [業務プロセス](https://esu-po.com/bp) - [社員教育・研修](https://esu-po.com/training) - [M&A・事業承継](https://esu-po.com/ma) - [会社情報](https://esu-po.com/about) - [導入事例](https://esu-po.com/#client) - [お知らせ](https://esu-po.com/#infomation) - [ホーム](https://esu-po.com) - サービス - [AX・CX](https://esu-po.com/ax-cx-support) - [DX支援](https://esu-po.com/dxservice) - [Google Workspace](https://esu-po.com/googleworkspace) - [Microsoft 365](https://esu-po.com/microsoft365) - [業務プロセス](https://esu-po.com/bp) - [社員教育・研修](https://esu-po.com/training) - [M&A・事業承継](https://esu-po.com/ma) - [会社情報](https://esu-po.com/about) - [導入事例](https://esu-po.com/#client) - [お知らせ](https://esu-po.com/#infomation) ブログ 業務プロセス最適化 # 3.作業手順書の作り方｜具体的な作成ステップとポイント ![エスポイント合同会社](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/home/esu-po_logo_sq.png?width=48&height=48&name=esu-po_logo_sq.png) エスポイント合同会社 2026年1月5日 ![作業手順書の作り方|具体的な作成ステップとポイント](https://esu-po.com/hubfs/blog/BP/EC/%E4%BD%9C%E6%A5%AD%E6%89%8B%E9%A0%86%E6%9B%B8%E3%81%AE%E4%BD%9C%E3%82%8A%E6%96%B9%7C%E5%85%B7%E4%BD%93%E7%9A%84%E3%81%AA%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%82%B9%E3%83%86%E3%83%83%E3%83%97%E3%81%A8%E3%83%9D%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%88.png) 「手順はあるはずなのに、担当者が休むとその業務だけ止まる」「新人に教えるたび説明が違って、結局OJTが属人化する」。作業手順書の話になる前に、現場ではこうした詰まりが先に表面化しがちです。 前回の記事 [業務一覧表の作り方](https://esu-po.com/info/bp002) では、まず業務の全体像をそろえる重要性を整理しました。作業手順書は、その一覧表の中から優先度の高い業務を選び、誰が見ても同じ手順と判断基準で動ける状態に近づけるための実務ツールです。 手順書は、引き継ぎに加えて、日々の作業判断をそろえる役割を持ちます。品質のばらつき、確認待ち、例外対応の属人化を減らし、AI活用や自動化に必要な業務ルールも整理できます。 本記事では、作業手順書が必要になる理由、作成前に決めるべきこと、進め方の基本ステップ、定着しない手順書の失敗パターン、運用しやすいテンプレートの考え方を整理します。 シリーズ全体と関連する記事は、[業務プロセス最適化ガイド](https://esu-po.com/info/bp000)で確認できます。 動画に操作が映っていても、入力情報が足りない場合の確認先や、承認者が不在の場合の代行者までは分かりません。手順書には、作業の順番と合わせて、次へ進める条件と止める条件を残します。 目次 1. [作業手順書が必要になる理由](https://esu-po.com/info/bp003#why-sop-matters) 2. [作成前に決める対象と粒度](https://esu-po.com/info/bp003#scope-and-priority) 3. [作成を進める5つのステップ](https://esu-po.com/info/bp003#how-to-build) 4. [定着しない手順書に共通する失敗](https://esu-po.com/info/bp003#common-failures) 5. [運用しやすいテンプレートの考え方](https://esu-po.com/info/bp003#template-and-operation) 6. [まとめ](https://esu-po.com/info/bp003#summary) 7. [まず着手したいこと](https://esu-po.com/info/bp003#first-action) 8. [相談前に整理しておきたいこと](https://esu-po.com/info/bp003#before-consult) 9. [補足コンテンツ](https://esu-po.com/info/bp003#resources) ## 作業手順書が必要になる理由 作業手順書は、業務を標準化し、担当者が変わっても一定品質で進めやすくするための基盤です。「何を」「どの順番で」「どの基準で」進めるのかをそろえることが大切です。 AI活用の前にそろえること AIや自動化の候補を広げたいなら、先に人が見ても迷わない手順と判断条件をそろえる方が効果的です。手順書は教育資料であると同時に、業務ルールを整理する前処理でもあります。 ![手順の操作・判断・記録を引き継ぎ、教育、品質管理、改善で共用する構造](https://esu-po.com/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-benefit-desktop-v3.svg) *作業手順書の価値は、引き継ぎだけでなく、品質安定、教育短縮、改善候補の発見まで広がります。* - 属人化の防止。 ベテランの頭の中にある順番や勘所を文書化すると、担当者交代や休暇時の停止リスクを減らしやすくなります。 - 教育時間の圧縮。 毎回口頭で説明し直す負荷が減り、新人も「まず何を見ればよいか」が分かりやすくなります。 - ミスと品質ブレの抑制。 チェックポイントや判断条件が明示されると、対応漏れや解釈違いが減りやすくなります。 - 改善と自動化の前提づくり。 手順が見えると、不要な工程、繰り返し作業、例外の多い箇所が見つかりやすくなります。 作業手順書に操作、判断条件、確認記録をまとめると、引き継ぎ・教育・品質管理・改善で同じ情報を参照できます。 ## 作成前に決める対象と粒度 手順書づくりが止まりやすいのは、書き始める前の前提がそろっていないからです。前回作った業務一覧表を見ながら、まずはどの業務から着手するかを決めます。 先に決めたい前提 - どの業務を対象にするか - その業務で一番困っていることは何か - 誰が主担当で、誰が承認や判断をしているか - 例外対応がどこで発生しやすいか - どの粒度まで書けば、未経験者でも再現しやすいか - 更新責任者を誰にするか 最初から全業務を手順化しようとすると、範囲が広すぎて進みません。頻度が高い業務、ミスが起きやすい業務、担当者依存が強い業務から絞る方が実務では進めやすくなります。 また、手順書は細かければよいわけでもありません。たとえば「請求書を送る」という業務でも、メール送信だけを書くのか、請求内容確認、承認、送付後の記録まで含めるのかで、必要な粒度は変わります。どこで判断が入るかを見ながら切り方をそろえることが重要です。 ## 作成を進める5つのステップ 手順書づくりは、現場から聞いた内容をそのまま文章化するだけでは不十分です。対象選定からテスト運用までを一つの流れとして扱う方が、後で使われやすくなります。 ![対象選定から実行テストまでの5工程と、手順へ戻す修正の流れ](https://esu-po.com/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-flow-desktop-v3.svg) *対象選定、情報収集、文章化、レビュー、更新運用まで回すと、作って終わりになりにくくなります。* ### 対象業務を選ぶ まずは業務一覧表をもとに、頻度、影響範囲、属人化の度合いで優先順位を付けます。全社で最も重要な業務でなくても、毎日繰り返す定型業務や、新人がつまずきやすい業務から始めると効果が見えやすくなります。 ### 現場観察と情報収集を行う 手順書は、会議室だけで作るより、実際の作業を見ながら作る方が精度が上がります。作業者へのヒアリングでは、通常フローだけでなく、差し戻し、判断待ち、例外時の対応まで聞くことが重要です。 PC操作を伴う業務では、録画を使うと後から確認しやすくなります。ただし、動画だけで完結させると、検索しにくく、判断条件も残りにくい傾向があります。動画は動きを確かめる補助資料にし、手順と判断条件は検索できる文書にまとめておきます。 ### 手順を文章化する 文章化では、一文に一つの行動を書く方が読みやすくなります。加えて、「何をするか」だけでなく、「どの条件なら次へ進むか」「どの条件なら確認に戻すか」を明示すると、現場の迷いが減りやすくなります。 生成AIで文字起こしやドラフト整理を補助するのは有効ですが、最終的に必要なのは、現場で実際に止まりやすい判断の明文化です。そこは人が確認しないと抜けやすい部分です。 ### 見積作成なら、開始と完了をここまで決める たとえば、開始を「見積依頼を受け取ったとき」、完了を「承認済みの見積を指定の相手へ送付し、対象の版と送付情報を台帳に記録したとき」と定めます。送信エラーが出ている案件や、送付記録が残っていない案件は未完了です。受注登録は別の手順に分けます。 作業の前提として、顧客マスタ、価格表、見積管理台帳の現行版と、システムの利用権限を確認します。確認者、承認者、権限のある代行者、代行者も不在のときの相談先を決めてから使います。 | 工程 | 次へ進める条件・完了条件 | 条件を満たさないとき | | --- | --- | --- | | STEP 1 必要情報の確認 | 依頼内容と顧客IDが現行の顧客マスタと一致し、商品・数量・希望納期などの必要情報がそろっている | 見積登録を止め、依頼元や担当営業へ不足・不一致を確認する | | STEP 2 見積データの登録・照合 | 適用する価格表・商品マスタと商品コード・商品名・単価を照合し、数量・納期を確認。確認者の照合結果と修正内容が記録されている | 不一致を修正し、修正した箇所を再確認する。価格や納期の適用条件が判断できない場合は担当営業へ戻す | | STEP 3 内容の承認 | 送付候補の見積番号・版番号に対応する承認記録がある | 差し戻しは修正・再確認後に再承認を依頼。不在時は指定代行者へ依頼し、代行者も不在なら責任者へ相談する | | STEP 4 承認済み見積の送付・記録 | 承認済みの版と送付ファイルを照合し、確認済みの宛先へ送付。見積番号、版番号、送付先、送付日時、担当者、送信結果を台帳に記録している | 未承認・版不一致・宛先未確認なら送らない。送信エラーは未完了として担当営業へ連絡し、再送の前に送信状況を確認する | 「確認する」で終わらせず、照合元、確かめる項目、判断後の動き、残す記録まで書きます。承認後に金額や条件を修正した場合は、修正版を再確認・再承認へ戻し、旧版の承認を流用しません。 ### レビューしてズレを消す 作成したドラフトは、実際の担当者と確認しながらズレを直します。特に、例外対応、承認フロー、使うファイルの保存先、チェックの観点は、書いたつもりでも抜けやすいところです。 ![ヒューマンエラー防止チェックリストの10項目と確認記録の記入例](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-check-review-20261006.png?width=1192&name=bp003-check-review-20261006.png) 手順書を点検する10項目と活用方法です。枠内を縦・横にスクロールして確認できます。 *レビュー時にチェックリストを使うと、注意点や確認漏れを担当者の記憶頼みで終わらせにくくなります。* チェック欄のYes／Noは、実際に確かめてから記入します。備考には照合元・確認者・記録の保存先を残し、Noの項目には修正担当と期限を決めます。対象外の場合も理由を備考に残せば、未確認との区別が付きます。 ### テスト運用と更新ルールを決める 必要な知識と権限を持つ、その業務に不慣れな人に使ってもらい、止まる箇所を洗い出します。通常の依頼に加え、情報不足、ID不一致、差し戻し、承認者不在を試します。期待する成果物を作れるか、例外時に正しい確認先へ戻れるか、確認・承認の記録が残るかを確かめ、口頭で補足した箇所は手順書へ追記します。加えて、誰が更新するか、どの変更が入ったら改訂するかまで決めておかないと、すぐ古い手順書になります。 定着のポイント 手順書は完成品ではなく、現場変更に追随する運用物として扱った方が定着します。更新責任者、保管場所、見直しのきっかけを決めておくと、放置されにくくなります。 ## 定着しない手順書に共通する失敗 手順書があっても使われないケースには、共通する失敗があります。目的や使い方、更新の方法が決まっていないと、内容が詳しくても使われません。 よくある失敗例 **細かく書きすぎて読まれない** クリック操作を一つずつ並べても、読み手は全体像をつかみにくくなります。特に例外の少ない部分は簡潔にまとめ、判断が必要な箇所へ情報量を寄せる方が実務では使われやすくなります。 **通常フローしか書かれていない** 実際に止まるのは、承認が戻ったとき、入力情報が足りないとき、担当者不在のときなどの例外です。通常時だけ整っていても、現場では結局ベテランに聞きに戻ります。 **作って終わりで更新されない** 保存場所が分からない、責任者がいない、ツール変更時に直すルールがない。この3つがそろうと、手順書はすぐ現場とずれていきます。 この失敗を避けるには、教育、品質管理、引き継ぎ、改善で手順書を参照する場面を決め、運用に組み込むことが必要です。 ## 運用しやすいテンプレートの考え方 テンプレートがあると、業務ごとに書き方がばらつきにくくなります。特に複数部署で運用する場合は、項目の型をそろえておく方がレビューしやすくなります。 ![見積作成の四工程の概要と、必要情報を確認する手順](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-sop-review-20261006.png?width=780&name=bp003-sop-review-20261006.png) 四工程の概要と最初の確認手順です。枠内を縦・横に動かして確認できます。全工程の詳細は配布PDFに収録しています。 *テンプレートがあると、目的、手順、判断条件、更新履歴の抜け漏れを抑えやすくなります。* テンプレートに入れたい項目 - 業務名、責任者、作成日、改訂日 - 業務の目的と対象範囲 - 使用するツール、ファイル、入力元データ - ステップごとの操作と確認ポイント - 判断条件、承認条件、差し戻し条件 - 例外対応やトラブル時の初動 - 更新ルールと参照先 配布テンプレートは、表紙・概要、目的と前提、全体フロー、手順の詳細、注意点とトラブル対応、FAQなどの補足資料、改訂履歴を備えています。見積作成の記入例は、必要情報の確認、登録・照合、承認、承認済み見積の送付・記録までの四工程です。業務名、担当、期限、使用資料、版番号は自社の内容へ置き換えて使います。 実務では、共有ドライブ、Notion、社内ポータルなど、検索しやすく現行版にアクセスしやすい場所へ置くことも重要です。見つからない手順書は、内容が良くても使われません。 現行版の保存先、更新責任者、確認・承認の手順を決め、改訂履歴に変更理由を残します。ツールやルールを変えたとき、テストで迷いが見つかったとき、ミスが起きたときを見直しのきっかけにし、参照先を新しい版へ切り替えます。画面のスクリーンショットには画面名・版・取得日を添え、業務で不要な個人情報などは写さないようにします。 一つの作業の実行手順を固めた後、複数の手順を部署全体のマニュアルにまとめる方法は[業務マニュアルの作成](https://esu-po.com/info/bp005)、例外対応の知見を蓄積する方法は[ナレッジの共有](https://esu-po.com/info/bp007)で確認できます。 また、テンプレートは見栄えよりも更新のしやすさを優先した方が運用しやすくなります。最初から凝った体裁にするより、誰が追記しても粒度がそろう型を作る方が、定着には効きます。 ## まとめ 作業手順書は、中小企業が品質とスピードを両立するための基盤です。対象選定、操作手順、判断条件、例外対応、更新責任まで含めて整えます。 動画や生成AIは作成負荷を下げる補助にはなりますが、現場で止まりやすい判断まで自動で埋めてくれるわけではありません。だからこそ、人が迷いやすい箇所を先に言葉にすることが重要です。 次回の記事 [平準化とは？意味と業務改善に向けた取り組み方](https://esu-po.com/info/bp004) では、標準化した業務を特定の人に偏らせず回していく考え方を整理します。 ## まず着手したいこと 最初の一歩 1. 業務一覧表から、頻度が高いか、担当者依存が強い業務を1つ選ぶ 2. 通常フローと、止まりやすい例外対応を書き出す 3. 実際の担当者に作業を見せてもらい、抜けている判断を拾う 4. テンプレートに沿ってドラフトを作る 5. その業務に不慣れな人に使ってもらい、止まる箇所を修正する 最初から完璧な手順書を目指すより、まず一業務を実際に回る状態まで持っていく方が、社内に定着しやすくなります。 ### 自走しやすい会社と、相談した方が早い会社の違い 判断の目安 **まずは自走で進めやすい状態** - 対象業務と担当者がはっきりしている - 現場観察やヒアリングの時間を確保できる - 更新責任者を決められる **伴走を入れた方が早い状態** - 例外対応が人によって違い、正規の流れが見えない - 部門間の承認や役割分担が曖昧で、書き始める前に止まる - 手順書を作っても、その後の運用ルールまで設計できる人がいない - AIやツール導入の議論が先行し、標準化の前提整理が置き去りになっている ## 相談前に整理しておきたいこと 相談前に整理したいこと - どの業務から手順化したいか - その業務で一番止まりやすい工程はどこか - 通常時と例外時で、誰が判断しているか - 今ある資料や動画、既存マニュアルは何か - 最終的に更新責任を持つ人を誰にしたいか 「何から書き始めればいいか決めきれない」「作った後に更新される形まで設計したい」と感じる場合は、この5点だけでも先に整理しておくと、相談時の論点がぶれにくくなります。 本シリーズの全体像を見ながら進めたい場合は、[業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで](https://esu-po.com/info/bp000) もあわせて確認してください。 ## 補足コンテンツ 編集用の改訂原本を開く。コピーにはGoogleへのログインと原本へのアクセス権が必要です。 - [PDFで見る：作業手順書テンプレート](https://esu-po.com/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-sop-review-20261006.pdf) [編集用原本を開く](https://docs.google.com/document/d/1a3BH2aTnr_gRlL7R9ZX_XZYcMvIER7QYAt1tvwliUUs/edit) 手順書の必須項目をそろえるための標準テンプレートです。自社の業務に合わせて項目を増減しながら使えます。 - [PDFで見る：ヒューマンエラー防止チェックリスト（手順書のレビュー・運用設計用）](https://esu-po.com/hubfs/blog/bpo/184369118355/bp003-check-review-20261006.pdf) [編集用原本を開く](https://docs.google.com/spreadsheets/d/195AtegYsp45NBsYOzYgAgD6wmcq5bwo-8aVxh8oTUuw/edit?gid=1305277699#gid=1305277699) 手順、確認体制、作業環境、例外対応の抜けを点検するためのチェックリストです。すべての項目を毎案件の作業へ一律に追加するものではありません。業務のリスクに合わせて必要な確認を選び、実施する人、照合元、残す記録を手順書へ反映します。 *PDF内に、作業手順書のGoogle Docs原本とチェックリストのGoogle Sheets原本へのリンクがあります。原本の閲覧やコピーには、Googleアカウントへのログインと共有権限が必要な場合があります。利用できる場合は、自社用のコピーで編集してください。* 「手順書は必要だと分かっているが、どの業務から始めるか決めにくい」「現場負荷を増やさずに定着させたい」といった段階であれば、論点整理の段階から進めるとその後の手戻りを減らしやすくなります。 ![抽象的な背景画像](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/AI-Generated%20Media/Images/This%20image%20features%20a%20highresolution%20abstract%20background%20with%20a%20soft%2c%20gradient%20effect%20in%20light%20colors-2.jpeg?width=1792&height=1024&name=This%20image%20features%20a%20highresolution%20abstract%20background%20with%20a%20soft%2c%20gradient%20effect%20in%20light%20colors-2.jpeg) ## 手順書づくりを、止まらず進めたい方へ 対象業務の選定、テンプレート設計、更新ルール整理まで含めて伴走できます。社内だけで進めると手順化が止まりやすい場合は、整理段階からご相談ください。 [相談する](https://esu-po.com/request) ## 関連記事 ### [ブログ Google Workspace 中小企業のためのGoogle Workspace活用術 Google Workspaceへメール移行する前に確認したいこと｜履歴・代表メール・切替の準備](https://esu-po.com/info/google-workspace-sme-guide-vol13-mail-migration-preparation) ### [ブログ Google Workspace 中小企業のためのGoogle Workspace活用術 Google Workspaceの導入支援はどこまで頼める？見積・契約・社内の分担を整理する](https://esu-po.com/info/google-workspace-sme-guide-vol12-implementation-support) ### [ブログ Google Workspace 中小企業のためのGoogle Workspace活用術 Google WorkspaceのAI活用、まず何から始める？｜自社に合う仕事の選び方](https://esu-po.com/info/google-workspace-sme-guide-vol11-ai-use-case-selection) ### [ブログ Google Workspace 中小企業のためのGoogle Workspace活用術 AIで資料は早く作れるのに、仕事が進まないのはなぜ？｜営業会議で考える使い方](https://esu-po.com/info/google-workspace-sme-guide-vol10-ai-sales-meeting-decisions) [![esu-po-logo-trans](https://esu-po.com/hs-fs/hubfs/esu-po-logo-trans.png?width=150&height=86&name=esu-po-logo-trans.png "esu-po-logo-trans")](https://esu-po.com) サービス [AX/CX支援](https://esu-po.com/ax-cx-support) [DXサービス](https://esu-po.com/dxservice) [業務プロセス最適化](https://esu-po.com/bp) [M&A支援](https://esu-po.com/ma) [社員教育・研修](https://esu-po.com/training) [Google Workspace導入](https://esu-po.com/googleworkspace) [Microsoft365導入](https://esu-po.com/microsoft365) 企業情報 [会社概要](https://esu-po.com/about?hsLang=ja-jp) [お知らせ](https://esu-po.com/info/tag/%E3%81%8A%E7%9F%A5%E3%82%89%E3%81%9B) [ブログ記事](https://esu-po.com/info) [採用情報](https://esu-po.com/recruit?hsLang=ja-jp) [お仕事のご相談](https://esu-po.com/request?hsLang=ja-jp) [プライバシーポリシー](https://esu-po.com/legalpage) --- © 2026 エスポイント合同会社. 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