3.作業手順書の作り方｜具体的な作成ステップとポイント

中小企業が業務プロセス最適化を進めるうえで、欠かせないのが「作業手順書（SOP: Standard Operating Procedure）」の整備です。組織内の業務フローを「見える化」し、属人化の解消やミス削減を図るためには、誰が担当しても一定品質のアウトプットを出せるようにする仕掛けが必要になります。ここで活躍するのが「作業手順書」です。手順書が十分に整備されていない現場では、ベテラン社員の頭の中に情報が集約されていたり、口頭伝承で作業ノウハウが散逸していたりするケースが散見されます。その結果、新人教育に時間がかかり、引き継ぎ時のトラブルや品質不安定化などが発生しやすくなります。逆に、しっかりと体系化された手順書が存在すれば、組織として安定した品質と速度で業務を回しながら、新人教育や業務改善もスムーズに行えます。

本記事では、「作業手順書の作り方」をテーマに、具体的な作成手順や役立つポイント、よくある失敗事例とその対策などを解説します。併せて、ダウンロード可能な「作業手順書テンプレート」の活用法も紹介するため、ぜひ自社の現場でもすぐに試してみてください。

目次

1. 作業手順書がもたらす効果と重要性
2. 作業手順書作成の基本ステップ
3. よくある失敗パターンとその対策
4. テンプレート活用と実務でのポイント
5. まとめ
6. 補足コンテンツ（テンプレート・チェックリスト）

（このサイトでは、中小企業が業務プロセスの最適化を実践し、持続的な成長を実現するための総合的な情報を提供しています。全体像や関連する記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」でご覧いただけます。）

1. 作業手順書がもたらす効果と重要性

作業手順書は、業務内容を手順化・標準化して文章や図表でまとめたものです。明確なルールを定義し、誰でも同じクオリティで作業を遂行できるようにするための文書といえます。具体的には以下のような効果が期待できます。

1. 属人化の防止とナレッジ共有 ベテラン社員の経験やノウハウが頭の中だけにあると、担当者の異動・退職時に業務が滞り、品質に大きなばらつきが出てしまいます。手順書に情報を落とし込むことで、暗黙知を形式知に変え、誰が担当しても一定レベルの成果物を提供できる体制を作りやすくなります。

   新人教育・OJTの効率化 手順書があると、新人や異動者への教育・引き継ぎがスムーズかつ体系的に行えます。教える側の負担も軽減され、担当者が少ない中小企業ほど、新人育成を効率化しなければ全体の生産性が下がりやすいため、手順書整備は大きな効果をもたらします。

   ミス・品質ブレの削減 作業手順を明確化することで、チェック漏れや二重入力などのヒューマンエラーが減少し、安定した品質を維持できます。結果として顧客満足度が高まり、クレーム対応コストも低減します。

   業務改善・効率化の加速 手順書があると、業務フローを客観的に見直しやすくなります。**「このステップは本当に必要か？」「もっと効率的な方法はないか？」「ここは自動化できるのでは？」**といった改善点を抽出するきっかけを得られ、継続的な最適化サイクルを回しやすくなるのです。

   法令遵守・リスク管理の強化 特定の業界規制や社内ルール、安全基準などが関わる業務では、手順書によって遵守すべき事項を明確にし、コンプライアンス違反や事故のリスクを低減します。

2. 作業手順書作成の基本ステップ

作業手順書を適切に作るには、以下のステップを踏むのが一般的です。

(1) 対象業務の選定 すべての業務を一度に手順書化するのは大変です。まずは、前回作成した「業務一覧表」などを基に、改善効果が大きそうな業務（例：時間がかかっている、ミスが多い）、属人化が顕著な業務、担当者の異動や退職リスクが高い業務、法令遵守や安全管理上重要な業務など、優先順位の高いタスクを選びましょう。

(2) 現場観察と情報収集 対象業務を実際に担当している人から詳細をヒアリングし、可能なら現場作業を観察します。（シャドーイング）。許可を得て作業を動画で記録するのも有効です。特に「なぜその方法で作業しているのか？」「どこに注意しなければミスが起きるのか？」「過去にどんなトラブルがあったか？」「例外的な処理はどうしているか？」といったポイントを具体的に把握しておきましょう。既存のマニュアルや手順書があれば参照し、最新化する形式で作成を進めます。

*「ヒューマンエラー防止チェックリスト」は、記事末尾の補足コンテンツからダウンロードいただけます。

(3) 手順の整理と文章化 業務フローを図解やテキストで整理し、ステップごとに必要な注意点（例：「必ず●●を確認すること」）やチェックポイントを明記します。担当者が迷わないように、必要なら画像やスクリーンショットを入れることも効果的です。文章は、主語を明確にし、「～する」という能動態の短い文で、箇条書きや番号付きリストを使って分かりやすく記述します。余計な専門用語は極力排除し、必要なら用語集を別途用意するなど、誰が読んでも理解しやすい文体にまとめましょう。想定する読者（新人、他部署の担当者など）に合わせて詳細度を調整することも重要です。近年では、動画マニュアルを作成・併用することも有効な手段です。

(4) レビューとブラッシュアップ
作成したドラフトを関係者にレビューしてもらい、実務とのズレや表現の難しさを修正します。ここで不明瞭な点や責任区分があいまいな箇所が浮き彫りになる場合がありますが、それらを修正することで質の高い手順書へ近づきます。

(5) テスト運用と更新 完成版を一度テスト運用し、その業務に不慣れな新人や別の担当者が実際にやってみて問題がないかを確認します。テスト時には、「どこが分かりにくかったか」「情報が不足していると感じた箇所はどこか」といった具体的なフィードバックを収集しましょう。問題があれば迅速に修正し、その後は組織内で正式運用を開始します。手順や使用ツールが変わったら、その都度更新し続ける運用体制が理想です。改訂時には、ファイル名や文書内でバージョン番号（例：v1.1、v2.0など）と改訂日、改訂内容を明確にするルールを設けて管理します。

3. よくある失敗パターンとその対策

作業手順書を作成するうえで、以下のような失敗がよく見受けられます。

• 内容が過度に詳細すぎる／逆に簡潔すぎる 手順書が数十ページに及び、読み手が途中で挫折してしまうケースや、逆に情報が少なすぎて実際の作業に役立たないケースがあります。対策としては、対象読者を明確にし、そのレベルに合わせて要点を簡潔にまとめ、画像や図解を活用することが大切です。細部の説明が必要な場合は、別途「Q&Aセクション」や「補足資料」として切り分ける、あるいはリンクで関連情報を示すとよいでしょう。

• 作りっぱなしで更新されない ツールやフローが変化したのに手順書が古いままだと、かえって混乱を招き、信頼されなくなります。対策：手順書の「オーナー（責任者）」を明確にし、最新情報を常に反映させる仕組み（定期的見直し（例：年1回）や更新担当者の明確化）を設け、クラウドストレージやナレッジマネジメントシステムでバージョン管理をするのがおすすめです。

• 現場が活用していない 作業手順書が存在しても、実際に現場が全く参照していなければ意味がありません。対策として、導入時に関係者へ使用方法を周知し、手順書を活用すると業務が「楽になる」「ミスが減る」「安心して作業できる」といった**具体的なメリットを共有します。日常の朝会やミーティングで手順書の活用事例を共有したり、OJTで手順書を必ず使うルールにするのも有効です。

• 責任範囲・承認フローが曖昧 手順書の中で「○○を確認する」「承認を得る」という記述だけでは、誰が最終責任を持って判断するのか不明確な場合があります。対策：責任部署名や役職名（例：「営業部長」）を明確に記入し、必要であれば、手順書を使った場合のプロセスフロー図（承認ルートを含む）を示すなど、具体化が大切です。例：「承認を得る」→「営業部長の承認を得る（●●システム上で申請）」のように具体的に記述する。

• 経営層の理解・支援不足 作成の必要性が経営層に十分に認識されず、リソース（時間、人員）が割り当てられない、または形骸化してしまう。対策：手順書作成・活用による具体的な効果（コスト削減見込み、品質向上による顧客満足度アップ、教育時間短縮など）をデータや事例で示し、経営層の承認と継続的な協力を得ることが重要です。

4. テンプレート活用と実務でのポイント

「作業手順書」は組織や業務内容によって形式や必要項目が多少異なりますが、基本的な構成は共通しています。以下のようなテンプレートをベースに作成するとスムーズです。各項目の目的も意識しましょう。

• 表紙・概要： 対象業務名、担当部署、作成日、更新日、バージョン番号、作成者、承認者など。（目的：文書の基本情報を管理し、識別しやすくする）
• 目的・適用範囲： この手順書で何が解決・実現できるか、どのような場面で誰が使うのか、必要な知識・ツールは何か。（目的：手順書の意図と対象を明確にする）
• 全体フロー図： 業務全体の流れを簡易的な図で示す（プロセスマップなど）。（目的：作業全体の流れを俯瞰し、各ステップの位置づけを理解しやすくする）
• 手順の詳細： 手順をステップごとに区切り、「誰が」「何を」「どのように」行うかを具体的に記載。必要なツールや注意点（Tips、警告など）、チェックポイントを明記。（目的：実際の作業を正確に再現できるようにする） （ここに、ステップ3で示したような具体的な手順記述例（画像やテキスト）を挿入することを推奨します）
• 補足資料（FAQ、トラブルシューティング、用語集など）： よくある質問や、トラブル発生時の対処法、専門用語の説明などを載せておく。（目的：手順書本体を簡潔に保ちつつ、関連情報へのアクセスを提供する）
• 履歴・改訂情報： いつ、誰が、どのような修正を加えたかがわかる履歴欄。（目的：変更点を追跡し、常に最新版であることを保証する）

また、実務でのポイントとしては、以下が挙げられます。

• 画像やスクリーンショット、動画の活用： 文章だけでなく、実際の画面キャプチャや工程写真、短い操作動画などを挿入すると理解度が格段に上がります。
• 全員がアクセスしやすい場所に保管： クラウドストレージ（例：Google Drive, OneDrive）やナレッジベース（例：社内Wiki, Notion）に置き、適切なフォルダ構成とファイル命名規則を定め、バージョン管理とアクセス制限を設定する。
• 定期的な見直しとフィードバック： 半年や四半期ごとに内容をレビューし、現場の実態と合わなくなっていないかチェックする。利用者からのフィードバックを収集する仕組みも設ける。
• 新人や異動者にテスト運用してもらう： 既存担当者だと「当たり前」と思ってしまう点や、説明不足な箇所を発見してもらえる良い機会です。

まとめ

作業手順書は、中小企業が属人化リスクを抑え、安定した品質と効率を両立するうえでの「要」となる存在です。誰が担当してもスムーズに作業を進められるようにし、組織全体で一貫したレベルの成果を保証します。作業手順書が整備されれば、新人教育や業務引き継ぎも容易になり、結果として顧客満足度の向上や業務コスト削減、さらに継続的な改善活動へのモチベーションにもつながります。

次回は、平準化による業務負荷の分散化と、組織生産性の向上について紹介します。業務手順書を活用しながら、作業ボリュームのばらつきをならし、チーム全体の生産性と働きやすさを高めるアプローチを学びましょう。

さらに、作業手順書の導入やマニュアル化に向けて専門家のサポートが必要な場合は、エスポイントまでお気軽にご相談ください。 「何から手をつければ良いかわからない」「効果的な手順書の書き方が知りたい」「作った手順書が活用されるか不安」といった課題にも、貴社の状況や目標に応じた最適な方法とツールを選定し、組織全体の安定稼働と持続成長を強力にバックアップいたします。

本シリーズの全体構成や他の関連記事は「業務プロセス最適化ガイド｜全15ステップで基礎から応用まで」で確認できます。

補足コンテンツ（テンプレート・チェックリスト）

• 作業手順書テンプレート
  → 本記事で紹介した項目（目的、全体フロー図、ステップ詳細、改訂履歴など）をあらかじめ用意したテンプレート。必要に応じて社内用語や工程名を追加し、即実務に適用可能です。

• ヒューマンエラー防止チェックリスト
  → 手順書化の際に考慮すべきヒューマンエラー防止策をリスト化。作業工程を見直し、安全・品質維持を強化するために活用できます

*テンプレートのPDF内にGoogle Spreadsheetのリンクがあります。適宜コピーの上ご活用ください。

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