01会議の準備
資料の作成・配布・差し替えに追われる。
更新する担当、共有場所、事前の確認期限を決める。
決定事項と担当が同じ場所に残り、次の行動につながる。
ケアを支える仕事が、負担になっています。
情報が分かれ、確認が多い。
探す・転記する・聞き直す作業に追われ、利用者への支援や職員との面談・育成に時間を割けない。
事務の手間を減らし、支援・面談・育成の時間をつくる。
業務の手順・担当・情報の置き場を揃える。
まずは、日々の仕事を一つずつ。
探す・集める・引き継ぐ仕事から、見直せます。
日々の業務困っていること一緒に整えること目指す運用
02提出物の回収
拠点ごとに書式が違い、本部で転記・確認している。
必要な項目と提出先をそろえ、一つの提出物で試す。
未提出の確認から集計まで、共通の流れで進められる。
03担当者の引き継ぎ
手順が口頭で伝えられたり、個人のファイルに残っていたりする。
よく使う手順と判断基準をまとめ、更新担当を決める。
新しく入った職員も、必要な手順を自分で確認できる。
本部と現場、それぞれの困りごとから、改善の出発点を見つける。
課題のある領域本部の困りごと現場の困りごと
業務
報告が拠点ごとに異なり、状況の把握や確認に時間がかかる。
報告や転記が重なり、利用者と向き合う時間が削られる。
人・組織
方針を伝えても実行状況が見えず、特定の担当者に判断が集中する。
指示の背景や判断の範囲が分からず、確認待ちで仕事が止まる。
情報・システム
情報を集約して管理したいが、拠点ごとの運用が揃わない。
入力する場所や手順が増え、必要な情報を探すのにも時間がかかる。
一つの業務で試し、続けられる形にする。
現状を知る
本部と現場が一緒に、業務や課題を整理し、現場の声を確かめます。
残るもの業務一覧・課題の整理優先順位を決める
課題を整理し、取り組む順番を決めます。
残るもの担当・確認する順番小さく試す
一つの業務で試し、効果や使いやすさを確認します。
残るもの試行記録・見直す点定着・展開
運用を整え、他の拠点へ広げていきます。
残るもの運用手順・引き継ぎ先
どこまで変えるかで、支援を選ぶ。
初期相談・初期提案は無料です。
支援向いている状況主な支援法人に残るもの
ライト
法人内に運用担当者がいて、まず共有環境を整えたい。
アカウント・基本権限・セキュリティの設定、管理者への説明。Geminiの初期設定と利用ルールの準備。
管理担当と基本の運用手順スタンダード
拠点ごとのやり方を揃え、職員全体へ広げたい。
業務整理、データ移行、共有・権限ルール、管理者・職員研修。AIの実践と活用ルールづくり。
拠点共通の手順と問い合わせの流れアドバンス
組織の役割や判断の仕方まで見直し、AI活用を進めたい。
業務の廃止・統合・自動化、承認・判断の役割、システム連携を設計。経営層・管理職の育成と経営相談。
実施順序と継続的に見直す体制法人の規模だけでなく、運用担当者の体制と変えたい業務から、支援範囲を一緒に選びます。段階的な支援も可能です。
仕事の変化を、実例から。
保育系法人職員 約50名
- 課題
- 連絡帳・シフト管理が紙とLINEで混在。
- 導入・支援
- Google Workspaceを導入し、共有しながら作成・確認する運用へ。
障害福祉系法人職員 約150名
- 課題
- 多拠点間の情報共有が遅く、書類に関する業務が特定の担当者に依存。
- 導入・支援
- Google Workspaceの導入とGemini AI研修を実施。
介護・複合型法人職員 約300名
- 課題
- 各施設のデータ管理がばらばらで、意思決定が遅い。
- 導入・支援
- Google Workspaceとfreee・Teachme Bizを連携。
本部・職員と役割を分かち合い、判断と実行を支える。
職員と進める
使う場面で説明し、
試しながら整える。
- 目的を伝える
法人の方針と変える理由を本部と整理し、担当者とともに職員へ説明します。
- 一つの業務で試す
現場に近い題材で練習し、迷った点を確かめます。
- 利用を見て調整する
シフト勤務や習熟度に合わせ、受講方法と操作手順を整えます。
現場向け説明資料・操作手順・録画を活用
本部と考える
法人内で判断できる
材料を揃える。
エスポイントが本部と目的、対象業務、支援範囲、運用体制を整理し、理事会などで検討する資料を一緒につくります。
- 何を変えるか
- 困りごと・対象業務・目指す状態
- 誰が進めるか
- 本部・拠点の担当と管理者の役割
- どう確かめるか
- 試す業務と、利用後に振り返る点
共通して残すもの
安心して使うための権限設定と運用ルール。担当者が変わっても続けられる手順。
福祉施設の経営経験を、支援に。
現場と経営の両方を知る立場で、法人の実情に合った支援を行います。
よくある質問
苦手な職員が多くても進められますか？
操作が苦手な方も使うことを前提に、一つの業務から始めます。説明と実際の利用を確認し、進め方を調整します。
個人情報の扱いも相談できますか？
権限設計と運用ルールを合わせて整理します。扱う目的、共有先、保存・削除、AIへの入力範囲などを法人内で決めます。
現場への説明から支援してもらえますか？
現場向けの説明資料や本部で検討する資料を用意し、合意形成から支援します。
費用や利用できる制度も相談できますか？
ご相談時点の制度と条件を確認し、利用可能性を整理します。申請が必要な場合は、対応範囲と専門家連携を確認します。
まずは、今の状況から。
相談内容がまとまっていなくても、お聞かせください。