ライセンス利用料
0円／ユーザー／月対象法人なら、Google Workspace for Nonprofits のライセンス料は無料。利用資格・審査があります。
必要な機能に応じて、無償プラン・有料プランを検討します。
事務の負担が、ケアや判断の余裕を奪う。
配るたび、最新版が分からない。
探す・送り直す・確認し直す。
同じ最新版が見えて、確認のやり取りを減らせる。
本部・拠点・職員が、一つの共有資料を見る。
資料の置き場と共有ルールを整え、ケアや支援を考える時間へ。引き継ぎの負担を減らし、本部が必要な情報で判断できる運用を目指します。
例えば、会議の資料共有から。
会議資料の準備から、見直してみる。
参加者が同じ最新版を見る- 1
作成・更新
担当者が更新
決めること保存先・更新担当 - 2
事前に確認
参加者が確認
決めること確認期限・閲覧範囲 - 3
決定と担当
次の行動を共有
決めること担当・次の確認
本部と一つの拠点で試し、職員が迷った点を直してから広げます。
日々の仕事に合わせて、使い方を決める。
| 取り組む業務 | Google Workspaceの使い方 | 一緒に決めること |
|---|---|---|
| 会議資料の共有 |  Drive・Docs | 保存先・更新担当・閲覧／編集できる人 |
| 職員への周知 |  Chat・ Gmail | 配信先・確認方法・急ぎの連絡との使い分け |
| 会議と予定の調整 |  Calendar・ Meet | 公開範囲・予定を入れる担当・会議の準備 |
| 提出物の回収 |  Forms → Sheets回答を受け取り、一覧にまとめる | 入力項目・提出期限・確認担当・保管先 |
| マニュアル・引き継ぎ | Drive手順と参考資料をまとめる | 更新担当・見直し時期・新任者への案内 |
導入から定着までの4つの工程。
現状整理
業務や課題を整理し、目的を共有します。
この工程で整えるもの対象業務・移行する情報一緒に進める方：本部と拠点の業務担当
設計
記録・連絡・確認の手順を見て、ツールの使い方と運用ルールを設計します。
この工程で整えるもの共有先・権限・更新ルール一緒に進める方：管理者と利用部門
設定・移行
アカウント設定やデータの移行を行います。
この工程で整えるものアカウント・移行確認記録一緒に進める方：管理者・移行対象の担当
研修・定着
職員の習熟度に合わせて研修を行い、実際の利用を見ながら調整します。
この工程で整えるもの操作手順・引き継ぎ資料一緒に進める方：管理者と利用する職員
法人の導入状況に合わせて、支援範囲を選ぶ。
| 支援の範囲 | 主な支援内容 | 整えるもの |
|---|---|---|
| 本部・一拠点で始める | 利用資格・プラン確認、初期設定、共有場所の設計 | アカウント・共有ルール・管理者の役割と基本手順 |
| 複数拠点へ広げる | データ移行、拠点ごとの権限設計、職員研修 | 拠点間の運用・入退職時の対応・共有範囲を変える手順 |
| 導入後の活用を支える | 管理者への相談対応、利用状況の振り返り、業務の見直し。引き継ぐ担当者への説明と実際の操作確認 | 相談先・利用状況の確認方法・見直した操作手順。管理者の役割と引き継ぎ手順を文書化 |
どの業務から始めるか、法人内で誰が運用を担うか。必要な支援と予算を一緒に組み立てます。
ライセンス利用料と、導入・活用支援費。
初期相談・初期提案は無料です。
導入・活用支援費
導入・活用支援は別途費用がかかります。設定、移行、研修など、必要な支援範囲でお見積もりします。
無償プランの対象となる法人か、事業内容やGoogleの審査基準を確認します。対象外の場合も、有料プランを含めて検討します。
今のシステムを生かし、情報の役割を分ける。
Google Workspace
会議・周知・資料共有
同じ資料を確認し、拠点や担当者をまたいで仕事を進めるための共有基盤。
会議資料 ／ お知らせ ／ マニュアル
今使っている専用システム
会計・勤怠・介護記録
各業務に必要な専門機能や記録の役割を確認し、残す情報と運用を整理します。
会計処理 ／ 勤怠管理 ／ 利用者の記録
移す情報と、今のシステムに残す情報を分けて検討します。個別システムとの連携は、対象業務を確認して設計します。
利用者情報を扱う前に。
まずは一般的な会議資料や職員向けのお知らせなどから試します。個別の利用者情報は、取り扱う目的や範囲を決めてから対象を検討します。
- 閲覧・編集権限と外部共有
- 端末管理、保存・削除のルール
- AIに入力してよい情報と、人による確認
福祉施設の経営経験を、支援に。
福祉施設の経営経験をもとに、本部の管理と現場の使いやすさを一緒に考えます。
よくある質問
IT担当者がいなくても進められますか？
専任担当者がいない場合もご相談いただけます。法人内の運用窓口と管理者の役割を決め、必要な支援を組み合わせます。
今のメールやファイルから移行できますか？
移行元と対象範囲を確認し、移行方法と支援範囲をご提案します。メール・ファイル・既存システムは切り分けて検討します。
職員向けの研修もお願いできますか？
職員と管理者それぞれの役割・習熟度に合わせ、研修と定着支援を組み合わせます。
シフト勤務で、全員が一度に研修へ参加できません。
職員が使う場面を絞って研修を組み、勤務時間に合わせた受講方法を考えます。録画や操作手順を使った振り返りも組み合わせ、管理者に質問が集中しない運用を整えます。
まずは、今の状況から。
相談内容がまとまっていなくても、お聞かせください。