議事録の下書きを早く作り、拠点へ伝える内容を確かめる。

私は本部で拠点からの報告を集め、会議の内容をまとめていました。会議が終わると、手元のメモから決定事項と担当者を拾い、議事録を作って送ります。通常15分ほどですが、ほかの仕事が入ると後回しになり、拠点から「あの件はどうなりましたか」と聞かれていました。

書類の保存先や経緯を知っている担当者に質問も集中していました。AIで議事録がすぐにできれば助かると思いましたが、利用者や職員に関わる情報を扱うので、そのまま入力してよいのかという不安もありました。

Google Workspaceを導入し、拠点と本部で確認する資料の置き場、更新担当、閲覧範囲を整理してもらいました。誰かに聞かなくても資料を探せるよう、会議の記録と関連する資料の案内も整えました。

Geminiの研修では、入力できる情報の範囲を確認し、練習用の会議メモから議事録の下書きを作りました。決定事項、担当者、期限を分けて出し、元のメモと照合します。エスポイントには、AIが補った内容や抜けをどう確かめるかまで練習させてもらいました。メール返信も、内容を確認してから使う流れで試しました。

会議後に下書きを作り、決定事項と担当者を確認して共有する流れになり、議事録作成は15分から5分になりました。読みやすい文章でも、決まっていないことが書かれていないかは確かめます。何を確認するかが分かるので、使うときの不安も減りました。

拠点間で同じ共有資料を確認できるようになり、情報が届くまでの遅れが解消されました。メール返信時間も約20%削減しました。担当者が不在のときも、資料の置き場と確認先が分かるので、全部その人の返事を待つ状態を減らせました。

AIを使えば全部任せられるのではと期待していましたが、決定事項を正確に残すのは私たちの仕事だと分かりました。下書きを早く作れる分、確認する点に集中できるのがよかったです。

エスポイントが、AIの操作だけでなく、資料を置く場所と仕事を引き継ぐ方法まで一緒に考えてくれたのが助かりました。慣れた担当者が速くなるだけではなく、別の職員も確認できる形になったことが、法人としての変化だと思います。