シフトも連絡も共有し、保育の準備に時間を戻す。

私は本部でシフトの取りまとめと職員への連絡を担当しています。希望の勤務を紙で受け取り、シフトを作った後に変更がLINEで届く。印刷した表を見ている人もいるので、直すたびに、誰まで伝わったかを確認していました。連絡帳の情報も含め、必要なことを複数の場所で確かめていました。

シフト作成には14時間かかっていました。作る時間だけでなく、確認と修正が積み重なっていたんです。Google Workspaceなら同じ表を見られると期待しましたが、職員からは操作への不安もありました。説明会を開くだけで使い始めてもらえるかは心配でした。

共有する資料、更新する担当、見る人の範囲を確認し、Google Workspaceを導入してもらいました。シフトは、希望を確認して作成する段階と、確定版を職員へ案内する段階を分けました。保護者からの連絡を職員間で共有する際も、扱う情報と権限を確認して運用を整えました。

職員向けには、少人数のハンズオンを実施してもらいました。自分の端末でログインし、練習用のお知らせを開き、指定箇所を入力するところまで試しました。権限がなくて開けないのか、操作が分からないのかをその場で確かめてもらい、導入後の質問先も案内しました。

変更が出たときに、同じ共有先の確定版を案内できるようになりました。紙を配り直したり、前の表を見ていないか一人ずつ確かめたりする作業が減り、シフト作成は14時間から1.5時間になりました。ハンズオンと同じ操作を日々の仕事で使えたので、導入もスムーズでした。

保護者からの連絡をリアルタイムで職員間に共有できるようになり、口頭で伝わったかを追いかける負担も減りました。ChatやMeetも使い、会議は30%減りました。何でも会議に集めるのではなく、共有して確認できることと、話し合うことを分けています。

本部で使えると、職員も同じように使えると思ってしまいます。でも、少人数で手元を見ていただくと、ログインから迷っている人もいました。質問が少ないことと、使えることは違うのだと気づきました。

エスポイントが設定だけでなく、職員が使い始めるところまで見てくれたのが心強かったです。新しく入る職員にも同じ練習をしてもらえるよう、手順を残しています。忙しい日に以前の連絡方法へ戻りそうになることもありますが、共有先を揃える意味を説明しながら続けています。