施設ごとの情報をつなぎ、ケアに使う時間を増やす。

私は法人本部で、複数施設の運営状況を取りまとめています。施設ごとに管理する資料が違い、同じ項目でも集計の仕方が揃っていませんでした。本部で確認している間に状況が変わり、施設長へもう一度聞き直すこともありました。

現場では、異動してきた職員に手順を口頭で説明する時間もかかっていました。システムをつなげれば本部が早く把握できると期待しましたが、施設側の入力や確認が増えないかも気になっていました。

最初に、本部と施設で何の情報を必要としているかを確認しました。Google Workspaceで共有するもの、freeeで管理する会計情報、Teachme Bizで確認する手順を整理し、それぞれの役割を決めました。どこを見ればよいかが分かるようにし、全部を同じ場所へ移す前提にはしませんでした。

エスポイントには、連携する情報と更新担当、確認のタイミングを整理してもらい、実際の施設で試しながら調整してもらいました。現場の手順は、迷いやすい箇所からまとめました。情報の扱いと権限も確認し、施設から本部への報告や、新任職員への案内に使える形へ整えました。

本部で必要な情報を確認する際に、施設へ資料を作り直してもらう場面が減りました。施設でも、口頭で説明していた手順を案内し、分からない箇所を一緒に確認できます。私たちも、報告を集めること自体に時間を取られず、対応が必要な施設の相談に入りやすくなりました。

直接ケア時間は12%増加し、残業時間は平均32%削減、離職率は8%低下しました。情報をつなぐことに加え、現場の仕事や教え方を見直してきた取り組みとして受け止めています。数字だけでなく、施設からの相談の内容も継続して確かめています。

本部が見たい情報を全部求めると、現場には集計の仕事が増えます。何の判断に使う数字かを聞かれ、報告項目を見直すこともありました。連携の前に、必要な情報を整理する意味がよく分かりました。

エスポイントが、システムごとの設定と現場の手順を続けて見てくれたのがよかったです。施設によって使い方の差は残るので、導入して終わりではありません。更新する担当と振り返る場を決め、続けていける形を作れたと感じています。