コンテンツまでスキップ

面談記録・ケース記録を「話すだけ」で完了｜社会福祉施設のためのGoogle Workspace & Gemini活用術 Vol.2【特養編】

Picture of エスポイント合同会社

swgw002

想定読者: 「面談記録やヒヤリハット報告を書くのに、いつも1時間以上かかってしまう…」と悩む、特養などの介護職員、ケアマネジャー、生活相談員の皆様

ゴール: 「Gems（ジェムズ）」という機能を使って、自分専用の記録作成アシスタント（代筆ロボット）を作り、面倒な文章作成を数秒で終わらせること。

1. はじめに

「利用者さんの最期の時間を少しでも豊かにしたい」
そう思って接しているのに、気がつけば机に向かって「ご家族の意向はどうだったか」「今日の状態はどうだったか」を思い出しながら、キーボードと睨めっこする毎日。

「面談中、メモを取るのに必死で、ご家族の顔をあまり見られなかった…」

そんな自己嫌悪に陥ったことはありませんか？

前回（Vol.1）は、スマホに向かって話しかけるだけで文字にする「音声入力」をご紹介しました。今回はそこからさらに一歩進んで、「あなた専用の記録作成アシスタント（Gems）」を作る魔法をお伝えします。

複雑な「SOAP形式」の記録も、感情的になりがちな「ヒヤリハット報告」も、AIがあなたの専属秘書のように自動で清書してくれますよ。

目次

2. 現場で「時間が溶ける」3大業務と未来の姿

結論
「ケース記録」「面談記録」「事故報告書」の3つが、最も職員の時間を奪っています。これらは『事実の整理』と『文章化』に時間がかかる書類ですが、ここをAIに手伝ってもらうだけで、残業は劇的に減ります。

「思い出しながら書く時間」をゼロにする

特養などの現場で、皆さんの時間を奪っている「3大・記録業務」。AI（Gems）を導入すると、現場は以下のように変わります。

業務の悩み ❌ Before
（すべて手作業）		 ✅ After
（Gemsを利用）
毎日のケース記録 「Aさんがむせ込んだ」という事実を、後輩が見てもわかるように頭をひねって客観的な文章に直すのに15分かかる。 スマホへの音声入力（乱暴な言葉でもOK）を投げるだけで、2秒で完璧なSOAP形式に変換される。
家族との面談記録 1時間の面談中、メモを取るのに必死。面談後、殴り書きのメモを解読しながら報告書にまとめるのに1時間残業。 メモはキーワード（単語）だけ。それをGemsに投げると、主訴と課題が整理された正式な面談記録が一瞬で完成。
ヒヤリ・ハット報告 「私が目を離したせいで…」と感情的な文章になり、事実関係が伝わらず書き直しを命じられる。 焦ったままの殴り書きを投げても、感情と事実（起きたこと）を綺麗に分離して報告書にしてくれる。

3. 解決策：あなた専用のアシスタント「Gems」とは？

Vol.1では、「毎回Geminiに指示（プロンプト）を入力して清書してもらう」方法を紹介しました。
しかし、忙しい現場で毎回「以下の文章を特養の申し送り用に…」と打ち込むのは面倒ですよね。

そこで活用するのが、Google WorkspaceのGemini Advancedに含まれる「Gems（ジェムズ）」という機能です。

これは、「特定の役割（例えば『面談記録のプロ』）を事前に覚え込ませた、自分専用のAI」を作る機能です。

一度Gemsを作ってしまえば、次からは「ただのメモ書き」を送るだけで、自動的に指定したフォーマットの綺麗な記録ができあがります。

4. 実践レシピ1：面談記録Gems（コピペで使えるプロンプト付き）

それでは、「面談記録を箇条書きで分かりやすく整理してくれるアシスタント」を実際に作ってみましょう。

 Gemsの作り方（3ステップ）
1. Google Workspaceの画面左側から「Gems マネージャー」を開き、「新しいGem」をクリック。
2. 名前を「家族面談まとめ君」などに設定。
3. 以下の「魔法のワード（指示書）」をコピペして保存するだけ！
コピペ用：面談記録Gemsの指示書（プロンプト）

あなたは特別養護老人ホームの優秀な記録作成アシスタントです。
私が面談中の「単語のメモ書き」を送るので、以下のフォーマットに従って、誰が読んでも分かりやすい客観的な面談記録を作成してください。

【出力フォーマット】
1. 家族の主訴（一番伝えたいこと・不安なこと）
2. 本人の様子・意向（把握できた場合）
3. 施設からの提案・説明したこと
4. 今後の対応方針・ネクストステップ（誰がいつまでにするか）

※です・ます調で、専門用語は控えめに、温かみがありつつ客観的な事実が伝わるように書いてください。

【使い方】
面談が終わったら、このGemsを開いて、面談中の殴り書きメモ（例：「長男、最近の食欲落ちてるの心配。施設側：とろみ食に変更提案、長男これに同意。明日からとろみ食開始。様子見て来週電話する」）をポンと送信するだけです。

5. 実践レシピ2：申し送り要約Gems（SOAP形式）

もう一つの大仕事、「日々のケース記録（申し送り）」を自動化するGemsも作っておきましょう。医療・福祉現場で標準的な「SOAP形式」で出力させるのがコツです。

コピペ用：SOAP記録作成Gemsの指示書（プロンプト）

あなたは施設の優秀な記録係です。
現場の職員から音声入力等による乱雑なメモが届きます。不要な感情語は省き、事実に基づいた客観的なSOAP形式の記録に変換してください。

【出力フォーマット（SOAP）】
S（Subjective）：本人の訴えや発言
O（Objective）：客観的な事実、バイタル、観察結果
A（Assessment）：職員の専門的評価や推測
P（Plan）：今後の計画、申し送り事項

※簡潔に箇条書きで出力してください。

6. 導入効果とプロの視点：AIを使うことへの罪悪感を捨てよう

プロの視点 エスポイント

「面談の記録をAIに書かせるなんて、利用者さんやご家族に対して不誠実ではないか？」

真面目な職員さんほど、こうした声（罪悪感）を口にされます。

しかし、逆の立場（ご家族の立場）で考えてみてください。面談中、ずっと下を向いてメモを取っている職員と、メモは最低限にして、目を見てしっかり受け止めてくれる職員。どちらが信頼できるでしょうか？

「記録を書くこと」自体は誰も幸せにしません。

AIに記録を任せるのはサボりではなく、「利用者さんとしっかり向き合うための、プロフェッショナルな時短術」です。何も後ろめたく感じる必要はありません。

次回（Vol.3）は、さらに文章作成のハードルが高い「個別支援計画（計画書作成）」の壁打ち相手としてAIを使う方法をご紹介します。お楽しみに！

【社会福祉施設を運営する事業者の方へ】
エスポイントでは、地元宮城・仙台を中心に、Google Workspaceの導入から運用ルール策定、今回紹介したようなGemsの構築支援まで、地域密着型の伴走型コンサルティングを提供しています。

「Gemsの設定を一緒にやってほしい」「うちの施設専用のテンプレを作ってほしい」といったご要望があれば、ぜひお気軽にエスポイントまでご相談ください。

パソコンが苦手な職員の方でも、今日からすぐ使える『仕組みづくり』を全力でサポートいたします。

次の記事: 「白紙のプレッシャー」からの解放！個別支援計画はAIと壁打ちして作る｜社会福祉施設のためのGoogle Workspace & Gemini活用術 Vol.3【支援計画編】 →
, ,