使ってよいか迷う状態から、確かめながらAIを使える職場へ。

私は総務で、社内の生成AI活用の窓口を担当しています。営業から「提案書の下書きに使いたい」と相談されても、お客様の情報をどこまで入力してよいか答えられませんでした。一方で、すでに個人で試している社員もいて、会社としてどんな使い方をしているか把握できていなかったんです。

初めは、便利な指示の書き方を教えてもらえれば利用が広がると思っていました。でも、社員からは「間違って情報を出してしまわないか心配」という声が多かった。使い方の前に、その不安に答える必要があると感じて相談しました。

最初に、使おうとしているツールと利用環境、業務で扱う情報を一緒に確認してもらいました。研修では、公開情報、社内情報、お客様や個人に関する情報を例に、入力前に何を確認するかを学びました。契約や設定によって扱いが変わるので、「この情報なら、どのAIにも入れてよい」と一括りにしない説明が分かりやすかったです。

その後、実際の顧客情報を使わない練習用の資料で、メールの下書きや提案内容の整理を試しました。エスポイントには、入力できる情報の範囲、迷った場合の相談先、出力を確認する項目を社内向けにまとめてもらいました。便利な回答が出ても、数字や固有名詞は資料と照合し、人が確認してから使うところまで練習しました。

営業担当からの相談が、「使ってもいいですか」だけでなく、「この資料には顧客名があるので、練習用に置き換えて試してよいですか」と具体的になりました。私も、利用環境と情報の種類を確かめて答えられます。判断できないものは、社内で確認してから進める流れにしました。

社員からは、セキュリティの考え方を学んだので安心して試せるようになった、と聞いています。私自身も、一般的な案内文の構成を考えるときに使うようになりました。作られた文章をそのまま送らず、会社の案内と食い違いがないか確かめています。

研修前は、注意事項を増やすと使われなくなるのではと心配していました。でも、何が心配なのかを整理し、確認の仕方を知るほうが、安心して使い始められるんですね。単に「気をつけてください」と伝えていた頃より、社員とも話しやすくなりました。

エスポイントが、情報の扱いの学習と、自分の仕事で使う練習をつなげてくれたのがよかったです。新しい用途が出てくるので、すべてを最初に決めきれるとは思っていません。迷った使い方を持ち寄り、ルールを見直していくことも私の役割だと考えています。