入力を終えるための月末から、数字を見て話す月末へ。

私は代表として案件と資金の状況を見ています。経理担当はほかの事務も兼ねていて、月末には銀行やカードの明細を見ながら会計へ入力していました。内容が分からない支払いがあると、担当者にメールして返事を待つ。私が「先月の数字はどうですか」と聞いても、確認中の取引が残っていました。

帳票が揃う頃には次の月も進んでいて、私は口座残高や受注の感覚で判断していました。自動で明細を取り込めれば入力が早くなるだろう、という期待で相談しました。確認待ちの取引を誰が追うかまでは、あまり意識していませんでした。

クラウド会計への明細の取り込みと自動化ツールの連携だけでなく、取引を確認して月次の数字を出すまでの流れを見てもらいました。経理担当が何を転記し、何を判断し、不明点を誰へ聞いているかを、実際の明細や証憑を使って整理しました。

定型の取引は登録ルールを設定し、不明な支払いは内容を確認してから処理する手順にしました。財務状況を確認する画面も用意してもらい、入力済みでも確認が残っている数字と、月次で確認した数字を混同しない見方を教わりました。会計処理の判断が必要な点は顧問税理士にも確認し、運用を合わせました。

明細を手で写す箇所が減り、入力ミスを抑えられるようになりました。経理担当が不明な取引をまとめて確認できるので、月末に一件ずつ思い出して聞く状態も減りました。締め作業が早まり、私も数字を確認する時間を取りやすくなっています。

例えば、外注への支払いが増えた月は、画面で動きを見てから、どの案件に関わる費用かを経理担当と確認します。以前の「数字はまだ？」という聞き方から、数字を見ながら中身を確かめる話に変わりました。次の支払いや案件の進め方も、早めに相談できます。

自動化すれば経理の仕事が全部終わるようなイメージを持っていました。でも、明細だけでは何の支払いか分からない取引もあります。経理担当が困っていたのは入力の量だけではなく、社内の返事を待つ時間でもあったんですね。私も確認依頼には早く答えようと思うようになりました。

エスポイントが、仕組みをつなぐところから、私がどの数字をどう見るかまで一緒に整理してくれたのが助かりました。今も例外の取引は出ますが、その都度、誰に確認して進めるかが分かります。数字が早く見えるようになった分、事務処理の催促以外の話ができるようになりました。