研修で覚えた操作を、翌日の連絡と提出で使う。

私は本部で職員研修と各拠点への連絡を担当しています。新しい仕組みの説明会を開いても、翌週には「紙で出してもいいですか」と電話が来ていました。本部で受け取って転記したほうが早いので、結局こちらが対応してしまうんです。

説明会では質問が少なかったので、理解してもらえたと思っていました。でも、後で聞くと、どこが分からないかを皆の前で説明しにくかった職員もいました。今度は、自分の端末で一通り操作し、翌日の仕事に使える研修にしたいと考えて相談しました。

研修内容を決める前に、普段の連絡メールや提出物の例を見てもらいました。実際の個人情報を使わない練習用データを用意し、「連絡を開く」「共有資料を確認する」「必要事項を入力して提出する」という、職員が仕事で行う順番に組み立ててもらいました。

当日は各自の端末で操作しました。メールは開けても、共有資料に移ると手が止まる人がいたり、入力した後に提出できたか不安になる人がいたりしました。エスポイントがその場で画面を確かめ、操作を戻って説明してくれました。私も、何を説明すればよいかより、どこで止まるかを見るようになりました。

研修の後、各拠点への提出依頼で同じ手順を使いました。以前なら紙で届いていたものが、共有先に入力されるようになり、本部で打ち直す作業が減りました。受講後1か月で紙の作業が減り、デジタルを使う職員も増えました。

質問も、「できません」だけだったところから、「資料は開けたけれど、提出先が分からない」と、止まった箇所を教えてもらえるようになりました。端末の状態まで全部同じにはできませんが、本部が最初から操作を聞き直す負担は軽くなりました。

私たちは、説明を聞いたことと、職場で一人でできることを同じように考えていたのだと思います。実際に手を動かすと、資料を開くまでにもいくつも確認することがある。職員が迷っていたところを、私も初めて見られました。

エスポイントには、操作が遅い職員を置いて先へ進めず、どこで止まったかを一緒に見てもらえたのがありがたかったです。本部でも、問い合わせがあった箇所を次の案内に反映しています。一度の研修で終えるより、同じ操作を日々の仕事で使うことが必要だと感じています。