探す時間を減らし、確認すべき書類に向き合う。

私は営業が作った書類の確認と、社内の文書管理を担当しています。物件ごとに似た書類を作るのですが、担当者が前の案件のファイルをコピーし、住所や面積を書き換えていました。私が確認すると、本文は直っていても別のページに前の物件名が残っている。差し戻すと、営業は修正版をメールで送り直す。その繰り返しでした。

過去の資料も、共有フォルダーと個人のメールに分かれていました。「あの条件は誰が確認したんだっけ」と担当者に聞くこともあります。Copilotで下書きが作れれば楽になると期待していましたが、どの資料を使わせてよいか、出てきた内容をどう確認するかまでは考えられていませんでした。

まず、実際に使っている物件資料と書類のひな形を見てもらいました。エスポイントが、情報を探す、転記する、文章を書く、確認する、という作業に分けて整理してくれました。そのうえで、Microsoft 365での保存先や版の扱いを決め、Copilotが参照する資料も、担当者が確かめられる状態に整えました。

練習では、資料から要点を抜き出して下書きを作り、原文と見比べました。面積や金額、日付などは元資料で確認し、契約条件に関わる表現は担当者が判断する。AIの出力をそのまま完成品にしない確認手順を、私たちの書類に合わせて作ってもらいました。入力する情報の範囲や共有権限も、この段階で確認しました。

以前は、営業から「前にも似た物件がありましたよね」と言われると、私も一緒にフォルダーを探していました。今は案件ごとの資料と確認済みのひな形をたどれるので、探し方を説明しやすくなりました。下書きや要約も使い、データ入力工数は半減しました。

私のレビューも、表記や転記の確認に追われる状態から、条件の違いや記載の根拠を確かめる形に変わりました。ただ、AIの文章が自然でも内容が合っているとは限りません。元資料と食い違う箇所があれば直す、という確認は続けています。

最初は、AIで書類を一気に作れるようになる話だと思っていました。でも、使う資料の保存先が曖昧なままでは、私たちもAIも確認のしようがない。下書きの出来だけを見ていた私には、そこが気づきでした。

エスポイントが、営業の作成作業と私の確認作業を続けて見てくれたのが助かりました。作る人だけが速くなっても、確認する側に不安が残れば止まります。どこを任せ、どこを人が見るかを一緒に決められたので、現場にも説明しやすかったです。