会議の時間を、資料の確認から判断へ。

私は総務と経理を見ながら、部門会議の資料も取りまとめています。会議の前日になると、営業と製造から資料がメールで届くのですが、「修正版」「再修正版」と添付が増えていくんです。営業から届いた納期変更を製造の予定表と見比べ、合わないところは電話で確認していました。

一度、私がまとめた資料と製造課長の手元の資料で、納品予定日が違ったことがありました。会議が始まってから、誰がいつ変更したかをメールで探すことになったんです。最初は、新しいツールで最新版を共有できれば解決すると思っていました。管理部が資料を集めるやり方自体は、そのままでもよいと考えていましたね。

エスポイントには、普段の会議資料と、各部門から届くメールを見てもらいました。そのうえで、私と製造課長、営業担当が集まり、同じ共有資料のどこを誰が更新するかを決めました。営業は顧客との納期調整、製造は生産予定を記入する。会議当日の朝に変更があった場合は、更新した箇所をチャットで知らせる、というところまで整理しました。

Google Workspaceの設定や権限の確認に加えて、実際の資料を使った練習にも付き合ってもらいました。最初の試行では「リンクを開けない」という人がいて、確認すると、別のGoogleアカウントで開いていました。そうしたつまずきも一緒に確認してもらえたので、管理部だけで操作の質問を抱えずに済みました。まず一つの会議で試し、困った点を直してから広げました。

会議前に私がすることが、添付を集めて一つにする作業から、各部門の更新状況を確認する作業に変わりました。変更のあった行には確認したい点を残し、会議ではそこから話します。製造課長も、自分が更新した資料を全員が見ているので、「その版は古いです」と説明し直す場面が減りました。会議時間の短縮にもつながっています。

承認の依頼もオンラインで内容と確認先が分かるようにしました。以前は、紙を置いてから相手が席に戻るのを待ち、急ぎなら口頭でもう一度説明していました。今は、依頼した内容を見ながら確認できます。私は「伝えたつもり」で終わらず、どの確認が残っているかを追いやすくなりました。

印象に残っているのは、「保存先を一つにしただけでは、誰も更新しない資料が一つできるだけですよね」と、社内の打ち合わせで話したことです。ツールがあれば情報が揃うと思っていましたが、誰が、いつ、何を更新するかを決める必要があった。使い始めて、そこがよく分かりました。

エスポイントは、機能の説明を私たちの会議の準備に置き換えてくれたので、各部門にも話しやすかったです。今でも、慣れたファイルを添付して送ってくる人はいます。そのたびに私が転記するのではなく、共有資料の更新をお願いしています。一つの会議で準備が楽になると実感できたので、ほかの業務にも広げる話ができるようになりました。