忙しいのに利益が残らない。受注から現場までを見直す。

私は受注と会社全体の数字を見ています。現場の予定は埋まっているし、売上も立っている。それなのに、月末に経理から出てくる数字を見ると利益が薄いんです。ある案件では、見積書にない報告資料の作成や、納品後の修正まで現場が引き受けていました。お客様との関係を考えて対応してくれたのですが、その分の手間は私には見えていませんでした。

相談した当初は、経費の中から削れる項目を見つけてもらえると思っていました。私が「外注費を抑えられないか」と言うと、現場責任者からは「その外注を止めたら、今度は社員が残らないと終わりません」と返ってくる。どちらも間違ってはいないのですが、毎月その話で終わっていました。

最初の打ち合わせでは、予定より作業が長引いた案件の見積書、作業記録、外注の請求書を並べました。私と現場責任者、経理担当が参加し、エスポイントが「この修正は、いつ、誰が引き受けたんですか」と一つずつ確認してくれました。現場責任者がメールを探して、「ここで追加になっています」と説明する。そこで初めて、見積もり後に仕事が増えていた経緯が分かったんです。

エスポイントには、その経緯を受注から完了までの流れにまとめ、追加料金を相談する条件と、営業から現場へ渡す確認項目を整理してもらいました。最初の案は細かくて、現場から「毎回これだけ書くのは難しい」と意見が出ました。そこで、依頼内容、期限、見積もりに含む範囲、変更時の確認先に絞り、次の案件で試して直しました。

例えば、納品直前に「別の形式の資料もほしい」と依頼されたときです。以前なら、担当者がそのまま作り直していました。今は営業に戻して、必要な作業と納期を確認し、お客様に追加費用や日程を相談します。現場責任者も「お客様にどこまで言っていいのか」と迷わず、営業に判断を求められるようになりました。

私も、月末に外注費だけを見て注意することが減りました。予定を超えた案件があれば、追加依頼だったのか、見積もりが甘かったのかを確認します。原価率の低減に加え、お客様に評価されている対応を提案に盛り込めるようになり、新規受注の増加にもつながりました。費用と受注を別々に考えていた頃とは、打ち合わせの中身が変わりましたね。

最初は、数字を分析して改善案を出してもらうものだと思っていました。でも、私には普通に見えていた受注の仕方を、「現場はどの時点で、その条件を知るんですか」と聞かれて、答えられなかったんです。現場の段取りの問題だと思っていたことに、私たち経営側が決めていなかったこともありました。

助かったのは、現場の言い分も聞いたうえで、次の案件で使える確認項目まで一緒に作ってくれたことです。今も、急いでいると記録を後回しにすることはあります。ただ、以前のように「もっと効率よく」と言うだけで終わらず、どの受注や引き継ぎを直すかまで話せるようになりました。